ChatGPTは孤独な管理職の味方!私の活用法6選

ChatGPTは孤独な管理職の味方 私の活用法6選

ChatGPTを使っていますか?

最近、ChatGPTをはじめとしたAIの話題を耳にする機会が増えました。

しかし、私の周りでは実際に使っている人はまだ少数派です。

「気になるけど、何に使えばいいのかわからない」という言う人がいまだにたくさんいます。

実は、ChatGPTは 現代の複雑な環境で悩む管理職にこそおすすめのツール なんです。

進化したChatGPTは、使い方がとても簡単で、誰でも手軽に活用できるようになっています。

この記事では、「ChatGPTが気になっているけど、何から手をつければよいかわからない」という管理職の方へ向けて、 私が実際に活用している方法 をご紹介します。

「そんな簡単なことなら試してみようかな」と思えたら、AI活用の第一歩を踏み出せますよ。

文系出身の営業職である私が、実際に業務でバリバリ使っていますので誰にでも扱えますよ。

最近、人間相手よりもチャットの回数が多いんじゃない?

・・・(確かに)

ChatGPTはどんなツール?

ChatGPTはOpenAIが開発した対話型AI(人工知能)です。

これは膨大なデータをもとに自然な文章を生成するツールで、AIの中でもLLM(大規模言語モデル)と呼ばれています。

LLM(Large Language Model)」とは、
膨大なテキストデータを学習し、人間のように自然な文章を生成するAI技術のひとつです。単なる検索エンジンとは異なり、対話形式で質問に答えたり、文章を要約したり、新たなアイデアを提案することが可能 です。

これにより、業務の効率化や意思決定の補助、クリエイティブな作業の支援など、さまざまな分野で活用が進んでいます。

現在、さまざまな企業がLLMを開発しており、用途に応じた多様なAIサービスが登場 しています。 以下は、代表的なLLMの比較表です。

主要LLMの比較表

サービス名提供元特徴
ChatGPTOpenAI自然な対話と文章生成に強い。ビジネス・プログラミング・要約・アイデア出しなど汎用性が高い。プラグインやカスタムGPTで拡張可能。
GeminiGoogle DeepMindGoogle検索と統合され、リアルタイム情報に強い。マルチモーダル対応(画像・音声・動画理解)。Google Workspaceとの連携が可能
ClaudeAnthropic倫理性と安全性を重視。長文の処理に強く、ビジネス文書の要約・分析に向く。慎重な回答をする傾向がある。
GrokxAIX(旧Twitter)のリアルタイム情報と連携。ユーモアのある会話が特徴。Xプレミアムプラス会員のみ利用可能。

ちなみに、WindowsPCをお使いの方は、タスクバーに虹色のアイコンがあるかと思います。これは「Copilot」と呼ばれるChatGPTがベースのAIサービスです。さまざまなLLMを使ったAIサービスが使う使わないに関わらず、どんどん身近になっています。

このようにAIは急速に拡大していますが、日本ではまだ日常的に使われるほど普及しているとは言えません。

野村総合研究所の調査では、日本でのChatGPTの認知率は72.2%と高いものの、実際の利用率は26.9%にとどまっています。

出典元:野村総合研究所「日本のChatGPT利用動向(2024年9月時点)

ただ、利用用途は今までのプログラミングなどの専門的な用途から、文書作成・要約・アイデア出しなど、より身近なものへと広がりつつあります。

少しずつChatGPTの活用方法が浸透して、より実用的な使い方が開拓されている様子がうかがえます。

私も半年前までは「知ってはいるけど使ったことはない」うちの一人でした。アカウント作って放置してる人多いと思います。

管理職にChatGPTをすすめる理由

男性 ロボット オフィス 相談している

ChatGPTには以下の特徴があります。

  • 人間のような自然な文章生成会話による情報提供が可能
  • プログラミング、情報整理、文章作成、要約、翻訳など幅広い用途に対応可能
  • プラグイン、API提供、カスタムGPTなど拡張機能が充実
  • 無料でも使用できるが一部機能に制限あり、有料版では制限の解除や高性能なモデルが利用可能(月額20ドルのPlus、200ドルのProがある)

私がAIサービスに求めるのは、なによりも使いやすいことです。

以前はChatGPTをうまく活用するためには「プロンプト(指示)」の工夫が必要でした。

しかし現在の最新モデルでは、普通の会話のような指示でも、精度の高い回答が得られるになっています。

この使いやすさという点においては、ChatGPTが依然として他のサービスをリードしていると思います。

マネジメントの業務は範囲が広く、絶対の正解がない場面も多いものです。そんなとき、ChatGPTの汎用性や柔軟さは、業務の支援ツールとして大いに役立ちます。

無料で基本機能は使えますので、まずはChatGPTと雑談するところから初めてみてください。

私のように、気付けば月額20ドルの有料プランに登録しているかもしれません。

管理職業務に活かす!私の活用法6選【実例】

※具体例は、すべて実際の利用例をもとにしていますが、内容を編集しています。

活用法①:壁打ち(アイデア整理)

アイデアをゼロから生み出すのは大変ですよね。

ChatGPTに質問を投げることで、新しい視点やヒントを得られます

具体的なアドバイスを論理立てて提案してくれるため、アイデアの方向性を整理できます。

具体例:会社の会議を活性化させるアイデア出し

会話のキャッチボールをしながら情報を伝えることで、より具体的に活かせる内容になります。

活用法②:悩み相談(孤独な管理職のメンタルサポート)

答えを出しにくい問題に直面して、ストレスに感じた際の悩みを相談します。

客観的な事実の確認と対策を検討してくれるので、感情的になりがちな場面でも冷静さを保てます

またChatGPTは否定的な言葉を避けて、ポジティブな表現を用いる傾向があるのも、メンタルを楽にさせてくれます。

具体例:年上の女性社員の感情的な行動への対応

最初にChatGPTの役割(この場合は「優秀なカウンセラー」)を明確にして回答の方向性を決めてあげることで、情報の精度が高まります。

活用法③:社内研修の内容作成

私は管理職になってから社内研修を任せられる機会が増えました。

今まではWEB上で研修の目的に合わせた内容を探していたのですが、ChatGPTなら研修目的に合った内容をすぐに作成してくれます。

具体例:社内研修のたたき台を考えてもらう

箇条書きで情報をわかりやすくすると、ChatGPT側の理解の精度もあがります。

活用法④:ビジネス書式の作成補助

私は営業職なので対外的な文章をよく作るのですが、その際にはWEB上にあるビジネス書式を活用します。

実際に探してみると表現がいまいちだったり、自社の製品に馴染まなかったりして、探すのにもコツが必要です。

そんな手間をChatGPTに頼むことで短縮ができます。

具体例:価格改定の案内を特定顧客向けに作成

特に重視してほしい内容は「***」のような記号を使ってChatGPTに指示すると希望通りになりやすいです。

箇条書きや記号を使うことで、言葉が正確に伝わり回答精度が高くなります。

活用法⑤:Excelの時短サポート

管理職にとってExcelの活用は必須スキルです。

実際に使うのは販売や経費の集計になりますので、VBやマクロまでは使えなくても関数は使いこなしたいところです。

ChatGPTを使えば、会話形式で関数の使い方を聞くことができ、わからない部分があれば嫌な顔もせず何度でもわかるまで教えてくれます。

具体例:Excelで日付を年度に変換できる関数を聞く

ステップバイステップで」と指示をすると順序立てて説明をしてくれますので、理解しやすくなります。

活用法⑥:レポートの整理

管理職になると会議や研修のレポート類の整理という仕事を請け負うことも増えてきます。

ChatGPTは文章から共通項を見つけて整理する仕事が得意です。

提出されたレポートを添付することでChatGPTに要約、まとめをさせることができます。

具体例:営業会議のレポートまとめ作成

複数のファイル形式を一度に添付できますが、1ファイルの最大サイズは512MBです。

会社の情報が入ったファイルを個人アカウントでアップロードすることはおすすめしません。内容をよく確認した上で使用してください。

【おまけ】:AIを使った文章を判断できるようになる

ChatGPTに普段から触れていると、部下から提出された稟議書やレポートがAIで生成された文章かどうかわかるようになります。

今のAIの文章は整然として論理展開が一貫しているため、機械的な印象を受けることがあります。

たとえば、活用法③で作成した研修内容について

Q:以下の研修内容で「大変勉強になりました。他部署の方とも交流できて良かったです。また機会があれば参加したいです」という感想を軸にレポートを作成してください」


活用法③の研修内容を引用

と入力した結果が以下の通りです。(ざっと見ていただければ大丈夫です)

【準管理職向け研修レポート】

■ 研修名:準管理職向けリーダーシップ研修

■ 実施日:○月○日

■ 研修時間:10:00~17:00

■ 参加者:各部門のリーダー候補者

■ 目的:

  • 準管理職(リーダー候補)としての意識醸成と役割理解
  • 他部署との交流を深め、業務連携の意識を高める
  • 実務に活かせるリーダーシップやコミュニケーションスキルの強化

1. 研修の概要

本研修では、リーダー候補者としての役割理解を深めるとともに、実務に活かせるリーダーシップやコミュニケーションスキルを学びました。特に、他部署との交流を通じて、日常業務では得られない視点を学ぶ機会となりました。

午前中はアイスブレイクを兼ねた自己紹介から始まり、「理想の上司と最悪の上司」というテーマで意見を出し合いました。その後、各部門の課題を共有し、組織全体の成長のために求められるリーダー像について議論しました。

午後はケーススタディを通じ、部下との関係構築や意思決定の難しさについて考えました。特に「新人・若手との関係構築」や「ベテランとの関係」といった実務で直面するケースを題材にした討議は、大変実践的で学びが多いものでした。また、「トラブル発生時の判断」や「チームのモチベーション管理」についても、参加者の多様な意見を聞くことで新たな気づきを得ることができました。

2. 研修を通じての学び

本研修を通じて、以下の点が特に印象に残りました。

  1. 他部署との横断的なコミュニケーションの重要性 今まで他部署の方と深く意見交換をする機会が少なかったため、各部署が抱える課題や視点を知ることができたのは貴重な経験でした。特に、各部門の課題が相互に影響し合っていることを理解でき、今後の業務連携の重要性を改めて認識しました。
  2. リーダーシップの多様性 「理想のリーダー像」について議論する中で、一つの正解があるわけではなく、状況やメンバーによって求められるリーダーシップが異なることを実感しました。特に、トップダウンだけではなく、ボトムアップの意見を取り入れる姿勢が大切であると学びました。
  3. コミュニケーションの工夫 部下との関係構築では、相手の立場を理解し、適切な伝え方を意識することの重要性を学びました。若手とベテランでは価値観やコミュニケーションスタイルが異なるため、それぞれに合わせた対応が求められると感じました。

3. 今後の実践

研修で得た学びを活かし、以下の点を実践していきたいと考えています。

  • 他部署との連携を意識し、積極的に情報交換を行う
  • 部下との対話の機会を増やし、状況に応じた指導・サポートを心掛ける
  • 自らのリーダーシップスタイルを見直し、柔軟な対応を意識する

今回の研修は非常に有意義なものであり、今後もこのような機会があれば積極的に参加したいと考えています。また、研修で学んだことを実践し、日々の業務に活かしていきます。

以上

回答が優秀過ぎる”と感じるのは私だけではないと思います。

AIの文章は非常に洗練されているため、逆に『人間らしさ』が欠けていると感じることもあります。

AIサービスを禁止することは簡単ですが、適切に活用すれば業務効率の向上に繋がるため、慎重に判断すべきです。

まずは管理職がAIサービスの特性を理解して適切なガイドラインを設けることが重要です。

優秀過ぎる回答はAIを疑う、というのも悲しい話です。AIでは代わりが利かない、別のコミュニケーションが必要と思います。

ChatGPTを使う上での注意点

今まで見てきたように、直観的な使い方でも十分に役に立つChatGPTですが、以下の点に注意をしてください。

注意点1,情報は必ず自分でも確認する

ChatGPTのことは「超優秀な新入社員」に例えられます。

知識が豊富で論理的な思考が得意ですが、指示が適切でなければ誤った回答をすることがあります。

また、データの誤り(いわゆるハルシネーション)が発生することがあり、特に情報の提供が曖昧な場合に間違いが起こりやすくになります。

ハルシネーション」とは、
AIが誤った情報を生成する現象のこと。ChatGPTのようなLLM(大規模言語モデル)は、膨大なデータをもとに文章を生成しますが、実際には存在しない事実をもっともらしく作り出してしまう ことがあります。」

ChatGPTの出力内容にミスがあっても、それをそのまま使うのはユーザーの責任です。

ChatGPT自身に「ファクトチェックをして」「もう一度間違いないか確認して」など指示する方法もありますが、最終的な責任はユーザーにあることを忘れてはいけません。

出力内容を必ず自分で確認し、誤りがないかチェックする習慣をつけましょう。

注意点2,会社や個人の情報をむやみに入力しない。

これはAIに限らずWEBサービス全般に言えることです。

ChatGPTの運営元であるOpenAIの利用規約では、無料版とPlus版においてユーザーの入力データがモデルの訓練やサービスの改善に使用される可能性が明記されています。

API経由での利用法人向けプランであるChatGPT Enterpriseを利用する場合、入力データはAIモデルの学習に使用されません

また、Web版のChatGPTを利用する際に、入力データを学習に使用されたくない場合は、オプトアウトの設定を行うことが推奨されます。

この設定により、入力したデータがモデルの訓練に使用されることを防ぐことができます。

OpenAI利用規約
OpenAIプライバシーポリシー
オプトアウト設定について、こちらのサイトがわかりやすかったです↓↓↓
MiraLab AI「【2025年最新】ChatGPTオプトアウトの設定方法!学習させないデメリットは?」

これらの対策を講じることで、ChatGPT利用時の情報漏洩リスクを低減することが可能です。

しかし、最も基本的な対策は、機密情報や個人情報を入力しないことです。

情報をダミーに置き換えてリスクを回避することも可能ですが、注意深く確認が必要です。

この点を常に意識して、安全にChatGPTを活用してください。

法人契約できればいいんですけどね。。。中小企業にとっては上層部説得のハードルが高くて大変です。

まとめ:ChatGPTは孤独な管理職の味方!私の活用法6選

  • ChatGPTは管理職の業務を支援する便利なAIツール。 ・いまや素人でも簡単にAIを扱える時代です。
    • アイデア整理、悩み相談、ビジネス文書作成、Excelの時短サポートなどに活用できる。
  • 活用する際の注意点もある。
    • 出力された情報の正確性を必ず確認する。
    • 機密情報や個人情報を入力しない。
    • 「超優秀な新入社員」のようなもので、指示次第で誤った回答をすることもある。
  • AIの導入は進んでいるが、中小企業ではハードルが高いのが現実。
    • ただし、管理職自身がAIを理解し、使える範囲で活用すれば業務の効率化やストレス軽減につながる。
  • 管理職は孤独な仕事だが、ChatGPTは「もう一人の部下」として支えになる。
    • まずは気軽な質問から試してみよう。

身近なことからChatGPTを活用して、管理職のストレスを少しでも軽減しませんか?

私が難しく考えずに使ってることが伝わったでしょうか?これからもっと進化して使いやすくなりますよ。

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